السكرتارية

تعريف السكرتارية : " هي " الوحدة التنظيمية التابعة لمديري و رؤساء العمل و يستند إليها إدارة و تنفيذ العمل و التنسيق بينها .

أهم أعمال السكرتارية " هي " :
¬ القيام بالأعمال المكتبية . ¬ تنظيم حركة المعاملات الواردة و الصادرة .
¬ إعداد المذكرات و التقارير . ¬ أعمال الاتصال . ¬ حفظ المستندات .

السكرتير " هــــو " :الشخص الذي يعاون الرئيس أو المدير و يكون موضع ثقة في إنجاز الإعمال الهامة و السرية .

من أهم الصفات الشخصية للسكرتير " هي " :
¬ كتم الأسرار . ¬ الذكاء . ¬ القدرة اللغوية . ¬ المظهر المناسب .
¬ تحمل المسئولية . ¬ النشاط و الحركة . ¬ الشجاعة و الإقدام . ¬ الثبات الانفعالي .

المعلومات اللازمة لأداء السكرتير " هي " :
1) المعلومات الأساسية عن المنشأة . 2) دقـــــائـــــق الــعمـــــل .
3) اللوائح و القوانين . 4) البيانات و الإحصائيات .
5) إعداد و تجهيز الاجتماعات . 6) إدارة و تنظيم المكاتب .
7) القانون التجاري . 8) مهارات اللغات الأجنبية .

المهارات الفنية اللازمة لأداء عمل السكرتير " هي " :
( أ ) مع نفســـه { ذاتــــه } :
1) كتم السر . 2) تنمية الذات .
3) تقبل النقد . 4) ابعد عما يثير الشك .
5) المحافظة علي آلات و معدات العمل . 6) البعد عن السلوك غير المستحب
( ب ) برئـــيــــــه :
1) احترام الرئيس . 2) احترام مواعيد العمل . 3) عدم إساءة استخدام السلطة .
4) حل بعض مشكلات العمل . 5) تنفيذ الإعمال بالشكل المناسب .
6) الابتعاد عن ما يثير الشك. 7) المحافظة علي الآلات و المعدات المكتب .

( جـ ) مـــع زمــلائـــه :
1) حسن المعاملة . 2) عدم التدخل في اختصاصاتهم . 3) عدم التكبر أو التعالي.
4) تجنب السلبية . 5) التعاون .

( د ) مع الزائرين و العمـلاء :
1) اللباقة و التأديب . 2) مساعدتهم و العمل علي تحقيق مطالبتهم .
3) حسن الاســـتقبال . 4) التأكد من جدوى زيارتهم .

أنواع السكرتارية


1- سكرتارية خــــاصــــة 2- سكرتارية عـامـــة 3- سكرتارية متخـصـصـــة

1- سكرتارية خــــاصــــة : و هي تعاون رئيس العمل أو المدير في إنجاز أعمالة الـهـامــة .
2- سكرتارية عـامـة : وهي تعاون الإدارة و الأقسام المختلفة علي سير أعمالها و تقوم بكافة أعمال
3- سكرتارية متخـصـصـة : وهي تتولي مسئولية تقديم الاستشارات الفنية في المجالات المختلفة.
أولاً : مسئوليات و أعمال السكرتير الـخـاص :
1) استقبال الزوار . 2) تنظيم وقت المدير .
3) إبلاغ أوامر الرئيس للإدارة . 4) تنظيم الحفلات .
5) القيام بالإعمال المكتبية .
6) الإطلاع علي الصحف و تلخيصها للرئيس .
7) فتح الخطابات التي ترد للرئيس ماعدا الشخصية و السرية .
¬ الصفات الشخصية للسكرتير الـخـاص :
1) الذكاء و قوة الذاكرة . 2) المهر المناسب . 3) الأمانة و كتم الإسرار .
4) حسن التصرف . 5) تحمل المسئولية . 6) الإخلاص .
المهارات الفنية للسكرتير الخاص :
¬ تصنيف الزوار و تنظيم مقابلاتهم .
¬ إعداد المراسلات و معالجة البريد الوارد و الصادر .
¬ المهارات لغوية و الإلمام باللغات الأجنبية . ¬ تنظيم الاجتماعات .
ثانياً : أقسام السكرتارية العامــة:
 قسم الاســتعـلامـات :
1) استقبال المترددين . 2) تسجيل بيانات المترددين .
3) توجيه المترددين للإدارات التي يرغبون التوجه إليها .
4) استلام المراسلات و المكالمات و البرقيات .

 قسم الاتصال التليفوني :
1) يقوم بنقل و تركيب التليفون . 2) استقبال الإشارات التليفونية .
3) الاحتفاظ بأرقام تليفونات الإدارات . 4) تقوم بالصيانة المستمرة لأجهزة التليفون .
 قسم المحفوظات :
1) استلام البريد الوارد . 2) توزيع البريد الوارد علي الإدارات المختصة .
3) قيد البريد الصادر . 4) الإشراف علي إدارة الأرشيف .
5) تسجيل دخول و خروج الملفات .
 قسم شئون المبني :
1) توزيع العمل علي السعاه و العمال . 2) مراقبة نظام المبني .
3) صيانة و إصلاح المبني . 4) الأشراف علي تشغيل المصاعد .
5) توفير أدوات نظافة المبني .
 قسم الطباعة و النسـخ :
1) القيام بالطباعة و الاحتفاظ بالأصول . 2) القيام بأعمال صيانة الحاسب الآلي .
3) كتابة ما يرد إليها ثم تسليمها للإدارات الواردة منها .
 قسم شـئون علاقات العمل :
و تقوم بالإشـراف علي :- { النشاط الـثـقــافـــي و الاجتمــاعــي و الريــاضـــي }
 قسم الشئون الماليـــة :
1) القيام بأعمال السلفه المستديمة . 2) الصرف علي المشتريات ، و الإصلاحات ، ومصايف النقل.
3) فتح و إمساك السجلات المخزنيه. 4) مراجعة استمارات بدل ســــفر العاملين .
ثالثاً : السكرتارية المتخصصــة { الفنية }:و تنقسم إلي :-
1- السكرتير القانوني :
¬ إبداء الرأي في اللوائح و القوانين . ¬ فحص جميع الموضوعات القانونية الواردة .
¬ مراجعة جميع العقود التي تعقدها المنشأة .
¬ فحص القضايا المرفوعة من وضد الجهة التي يعمل بها .
¬ بحث الشكاوى التي تصل من الأفــراد .

2- السكرتير الصحفـي :
¬ متابعة الصحف و المحلات المحلية و الأجنبية .
¬جمع الأخبار التي تحتوي علي نقد ضد أو لصالح رئيسه .
¬ أعداد ملخص للأخبار التي تهم رئيسه .
¬ تنظيم المؤتمرات الصحفية . ¬ أعداد تقرير عن المؤتمرات الصحفية .

3- السكرتير الأخصائي :
¬ جمع البيانات الإحصائية من مصادرها الأصلية .
¬الاستعانة بالمنظمات الخاصة بجمع المعلومات في الحصول علي بيانات إحصائية .
¬ عرض البيانات الإحصائية علي الرئيس في أشكال بيانية .
¬ حفظ البيانات بأسلوب علمي بحيث يمكن الرجوع إليها بسهولة .
4- سكرتير شئون المجالس الشعبية :
¬مكانة : مكاتب الوزراء و رؤساء مجالس الإدارة و هو مسئول عن الاتصال السياسي و الشعبي .
 أهم أعمالة :¬ استلام جداول جلسات المجالس و عرضها علي الرئيس .
¬تلقي توجيهات الرئيس في إعداد المذكرات .
¬استقبال أعضاء المجالس .
¬استلام الشكاوى و التظلمات الواردة من المجالس .
الشروط الموضوعية للرسالة : { الإيجاز – البساطة – قوة التعبير – الموضوعية }
 صفات الرسالة الجيدة : { الاختصار – الوضوح – السهولة – الذوق و اللياقة }
 أنواع المراســــلات : { خــاصـــة – حـكــومــيــة – تـجــاريــة }
 الرسائل الخاصــة : هي المتبادلة بين الأهل و الأقارب و الأصحاب في المناسبات المختلفة
 الرسائل الحكومية : تستعمل بين الإدارات الحكومية أو بين الأفراد و الإدارة الحكومية .
 الرسائل التجارية : يتبادلها التجار بعضهم ببعض و هي خاصة بالعمليات التجارية .
تنقسم الرسائل التجارية إلي: 1- رسائل تجارية عادية . 2-مذكرات. 3-بطاقة البريد .
 ملحوظة :
ترسل المذكرة و البطاقة البريدية في حالة إرسال بيانات غير رسمية و اختصاراً للوقت و التكاليف .
 التقارير:هي عرض للحقائق الخاصة بموضوع معين و استخلاص النتائج ثم وضع الاقتراحات و التوصيات
 المذكرة:تقرير صغير الحجم يتضمن مشكلة بأسلوب متسلسل من موظف أقل إلي الرئيس .
 الرسائل الداخلية : هي التي تتم بين الإدارات داخل المنشأة الواحدة
 البرقيات : هي رسالة مختصرة و مستعجلة .
 شروط البرقية : 1- الوضوح . 2- الدقـة . 3- الاختصار .

أنواع البرقيات


 داخــــلــــيــــة


عادية / مستعجلة / تهنئة / خالصة الرد


 خـارجـــيــــة


عادية / مستعجلة / خالصة الرد / لاسلكية مع السفر


 رسائل التعزيز : هي رسالة عادية ترسل بعد البرقية أو المكالمة التليفونية .
 الغرض منها : 1- زيادة إيضاح البرقية . 2- التأكد من عدم وقوع أي خطأ .
3- أثبـات نـص البرقيـة .
 القرارات : هو أسلوب لحل مشاكل معينة يصده شخص له صلاحيات و سلطات و يتضمن البسملة و جهته و رقمه و تاريخ القرار و الحيثيات النظامية التي أستند إليها القرار في جزء مستقل .
 النشرات الدورية : قرارات أو أوامر أو تعليمات تنشر كاملة أو ملخصة و تذاع أو تعلن للعاملين
بها مثل نشرة بعلاوات أو ترقيات .
شروط الدفع المتبعة في التجارة الداخلية :
1- الدفع عند الطلب : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند طلبها .
2- الدفع عند الاستلام : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند استلامها .
3- الدفع فواً : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة خلال ثلاثة أيام من تاريخ الاستلام .
4- الدفع نقداً : يقوم المشتري بالسداد خلال 10 أيام من تاريخ الاستلام .
5- الدفع بالأجل : يقوم المشتري بالسداد بعد مدة معينة متفق عليها { تاريخ الاستحقاق } .
¬ شروط التسليم المتبعة في التجارة الداخلية :
1- تسليم محل البائع : يظهر بالفاتورة م . لف و حزم و المشال و الإكراميات و
مصاريف نقل بالعربات و م . نقل السكة الحديدية .
2- تسليم محل البائع : و يظهر بالفاتورة م. لف و حزم و أجرة السكة الحديد .
3- تسليم محطة المشترى : و يظهر بالفاتورة م . لف و حزم فقــط .
4- تسليم محل المشترى : و يظهر بالفاتورة م . لف و حزم فقــط .
¬ لاحـــــــظ : في جميع الحالات تظهر م . لـــف و حــــزم فـــقــــط .
 الخصــم : هو نسبة مئوية يمنحها البائع للمشتري بمثابة تخفيض من قيمة البضاعة .

 أنواع الخصــم :
أ) خصم نقدي { خصم تحميل الدفع } :
¬ يمنح للمشترى إذا تم السداد قبل الموعد المتفق عليه لا تظهر بالفاتورة .
ب ) خصم تجاري :
¬ يخصم من ثمن البضاعة المثبت بالفاتورة و يظهر مطروحا من القيمة الكلية للبضاعة .
 التسعيرة : هي جدول أو نشرة تصدرها الحكومة يومياً أو أسبوعياً لتحديد أسعار بعض السلع
الضرورية و هي أسعار ملزمة للتجار حرصاً علي مصلحة الشعب .
 قائمة الأسعار { كتالوج } :
هي قوائم أو نشرات يصدها كبار التجار و المنجين فتضمن أصناف البضائع التي يبيعونها أو ينتجونها و السعر المحدد لكل منها ( كتالوج ) بغرض الدعاية لبضائعهم .

أنواع الرسائل التجارية

1) رسائل تجارية عادية: تتداول بين التجار بغرض الاستفسار أو تسعير أو طلب بضاعة و كذلك شكوى أو اعتزا عن شيء
2) المذكرة .
3) بطاقة البريد .
 مستندات الشراء و البيع :
1- رسالة استفسار : يرسلها المشترى للبائع يستفسر عن أسعار السلع التي يرغب في شرائها و
كذلك شروط الدفع و التسليم .
2- رسالة تسعير : يرسلها البائع إلي المشتري رداً علي رسالة الاستفسار بخبرة بالكميات و الأصناف
و الأسعار للبضاعة التي يرغب في شرائها و كذلك شروط الدفع و التسليم .
3- رسالة طلب بضاعة : يرسلها المشتري للبائع ردا علي رسالة التسعير يطلب فيها إرسال البضاعة
التي يحتاجها بالأسعار و الشروط الواردة برسالة التسعير .
4- الفاتورة : هي مستند يرسله البائع إلي المشتري يبين فيها بالتفصيل أصناف البضاعة المباعة و كمياتها و أسعارها و ثمنها الكلي و كذلك المصاريف التي صرفها البائع علي البضاعة نيابة عن المشتري .
نلاحظ : 1- عبارة { ماعدا السهو و الخطـأ } مطبوعة بالفاتورة تعطي الحق للبائع بتصحيح الخطأ الذي
يظهر في الفاتورة نتيجة السهو .
2- يلصق بالفاتورة دمغة نوعية ثابتة إذا سددت الفاتورة كلها أو جزء منها ( نقدا أو بشيك ).
5- إشعار التسوية ( مدين ، دائن ) : في حالة وجود خطأ في قيمة الفاتورة أدي إلي مطالبة المشتري بمبلغ أقل أو أكثر يحرر البائع للمشتري أشعار تسوية لتصحيح هذا الخطأ .
6- كشف الحساب :
أ) أشعارات التسوية : في حالة وجود خطأ في قيمة الفاتورة أدي إلي مطالبة المشتري " بمبلغ أقل " أو أكثر يحرر البائع للمشتري أشعار تسوية لتصحيح هذا الخطأ .
أ) الإشعار الدائن ( خصم ) : يرسله البائع إلي المشتري تصحيح الخطأ أو سهو في الفاتورة الأصلية تسبب عنه مطالبته " بمبلغ أكبر " مما يجب علي المشتري الوفاء بــه.